Hoy se cumplen 6 años del primer documento en Gestión de Documentación Electrónica en Mendoza en el marco de la digitalización y modernización del Estado. Esta apuntó a agilizar los procedimientos de la administración pública y evitar la acumulación de papelería que se había transformado en un verdadero problema. De este modo, en este período se realizaron 35 millones de expedientes digitales y con ello se ahorraron nada menos que 120 mil resmas de papel.
Además, se ahorraron 12 mil toners de impresión; 2 millones de carpetas con todos sus insumos; más logística, reducción de los tiempos de tramitación y dinero para el Estado provincial.
Como ocurrió con otros planos, la pandemia de Covid le dio un empujoncito extra. Según se destacó desde el Ministerio de Gobierno, esta aceleró el proceso de digitalización de mayor cantidad de servicios para ofrecerles a los ciudadanos y empresas, con el fin de mejorar la atención y calidad. Así, en dos años se lograron avances que estaba previsto culminar en un tiempo más prolongado.
Este proceso de transformación e inicio en 2016 y hoy se encuadra en el Sistema Oficial de Gestión Documental y Expedientes Electrónicos
El sistema
El Sistema de Gestión Documental Electrónica es una plataforma que sirve para gestionar los trámites de la administración pública. Es un sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del sector público.
Beatriz Martínez, subsecretaria de Gestión Pública y Modernización del Estado, se refirió al tema y resaltó que “han sido 6 años en los que hemos podido advertir la cantidad de beneficios que trae el utilizar estas herramientas digitales y electrónicas. No solo han sido utilizadas durante la pandemia, sino que, a lo largo del tiempo, han permitido reducir los tiempos para los trámites que realiza la ciudadanía con el Estado”.
“Otro aspecto importante de estas herramientas radica en el control administrativo que todo Estado debe llevar en el marco de la responsabilidad de poder medir no solo un control en cuanto al personal y a recurso humano sino también al de los tiempos, de los plazos y de los pasos que hay en cada procedimiento administrativo de cada trámite. Ello nos lleva a pensar en forma permanente y monitoreando la reingeniería de los procesos, es decir, toda vez que uno tiene un procedimiento que puede medir, esa medición le hace susceptible de ser mejorada. A lo largo de estos años, también hemos podido ir trabajando en esa reingeniería, en ver qué pasos no son necesarios dentro de un procedimiento e ir corrigiéndolos. Eso nos lo permite el sistema que estamos utilizando”, agregó la funcionaria.
Por último, Martínez destacó que “la mejora continua es permanente y, sin lugar a dudas, siempre es necesario ir encontrando nuevos desafíos que nos permitan mejorar la calidad de los servicios y trámites virtuales que presta el Gobierno de Mendoza a todos los ciudadanos”.
