¿Querés que el día tenga más de 24 horas para poder terminar los pendientes del trabajo? El problema no es el tiempo, sino la gestión optimizada de éste. Aprendé a organizarte con este artículo, donde encontrarás 10 claves para poder entrenar esta habilidad y ser más productivo. Definitivamente, una pizarra virtual puede ser parte de la solución.
Algunas personas utilizan el Método Kanban, que te permite saber el status de la actividad que está planificada: si está en espera, en proceso o finalizada. Otras personas prefieren la Matriz de Eisenhower, donde se diferencia de lo urgente y lo que no es importante.
Aquí te damos algunos consejos, que van desde crear rutinas, saber decir no, hacer reuniones más productivas y descansar. Si sos parte de una organización o el jefe de ella, el orden hará la diferencia. Así sea para un nuevo producto o cambios dentro de uno que ya existe.
1. Planificá tu agenda diaria
Los primeros 30 minutos de tu horario laboral son vitales. Allí podés planificar con claridad las tareas que tenés que realizar durante el día y con ello bloquear tu agenda para cumplir con los tiempos estimados. Claro, siempre pueden haber imprevistos que modifiquen la agenda, pero la idea es tratar de respetar el plan inicial sin tantos cambios.
2. Delegá las tareas que puedas
Ni los CEO de las empresas más grandes del mundo pueden vivir sin delegar. Muchas veces se busca tener el control sobre el proceso, que los pasos se cumplan y supervisar hasta el mínimo detalle, pero eso puede quitarle tiempo a otras actividades que son igual o más importantes.
Por eso, si otra persona lo puede hacer o estar a cargo, te sacarás una mochila de encima. Eso no significa que no se le haga seguimiento o se pida reportes. Es una manera de ser más eficiente en el trabajo.
3. Priorizar actividades
¿Responder los correos pendientes? ¿Ingresar a una reunión con un cliente nuevo? ¿Desarrollar las modificaciones de un proyecto interno? Todas pueden parecer como tareas prioritarias. Sin embargo, utilizando una matriz podemos revisar qué es lo urgente y qué es lo que no es tan importante.
La reunión con el cliente nuevo aparece como lo urgente, luego se puede ver el proyecto interno de la empresa y finalmente responder los correos pendientes. Jerarquizar de esa manera puede darnos un orden vital en el trabajo.
4. Podés decir “no” cuando es necesario
Esa palabra, que consta de solo dos letras, puede ser muy complicada de decir. Más para algunos trabajadores que sienten que mientras más tareas tienen encima, son más “productivos”. Lo cierto es que esto puede ser contraproducente, porque la presión aumenta y tener varios frentes abiertos puede hacer que no se cierre ninguno.
Por eso, cuando tenés muchas obligaciones encima, es bueno decir no. Es aceptar que ya hay otras tareas por cumplir y no sobrecargarse es una buena idea para que el horario laboral no se extienda más de lo debido.
5. Gestioná de manera óptima tus reuniones
Existe la gran frase de “esa reunión pudo ser un mail”. A veces se hacen reuniones, presenciales o virtuales que pueden durar dos o tres horas y dar vueltas sobre un mismo tema sin llegar al destino final. Por eso es mejor establecer una agenda de puntos que se va a tocar, cuáles son las personas a cargo y las actividades que se harán. Que sea al grano. Así la reunión que pudo ser de 3 horas serán en 25 minutos pero aprovechados de manera óptima.
6. Buscá una segunda opinión
Muchas veces pensamos que el camino que nosotros trazamos es el único que se debe seguir para conseguir un objetivo. Sin embargo, muchas veces es mejor hacer una lluvia de ideas o tener una reunión puntual para definir la solución más eficiente. Estos caminos alternativos al final darán herramientas de trabajo a los grupos.
7. Tomá pausas activas
Estar sentados en un escritorio, en la misma posición, por más de ocho horas puede ser una tortura. Por eso cada 45 minutos, caminá un poco, tomá agua, comé un snack. Podés hacer algunos estiramientos de las extremidades y también del cuello para no sufrir físicamente por el trabajo.
También podés conversar con alguien sobre un tema ajeno a lo laboral, leer unos minutos o lo que te pueda ayudar a distraerte para nuevamente volver a concentrarte dentro de poco tiempo y no sentirse extenuado mentalmente. Por eso, aprendé a organizarte.
8. Quitá las notificaciones del celular
La luz del celular se activa. Mensajes instantáneos. Una llamada. Una notificación de redes sociales. El celular puede ser un gran distractor en el trabajo. Por eso, una buena idea para ser productivo es quitarle las notificaciones mientras estás en el horario laboral. Podés revisarlo durante una pausa activa o un break donde te puedas distraer unos minutos. Así ahorrarás mucho tiempo perdido.
9. Autoconocimiento personal
Este punto puede ser relevante tanto para ser más productivo como para gestionar relaciones interpersonales. Algunas personas son más eficientes durante las mañanas, otras durante las tardes. Unos prefieren salir a correr muy temprano para aclarar la mente, otros hacen yoga para relajarse.
Al tener una conversación con un compañero o colaborador, saber utilizar las palabras correctas para que el mensaje quede claro. Algunas personas tienen más facilidad de palabras, otros prefieren elaborar antes su discurso. Hay que tratar de hacer lo que nos funciona más.
10. Terminá lo que comenzaste
Como varios de los consejos que hemos brindado en este artículo, suena bastante simple. Sin embargo, no lo es. Tampoco se va a cumplir siempre, ya que hay tareas que probablemente van a tomar varios días o semanas. En esos casos, se puede establecer un tiempo determinado y también una meta durante ese lapso para saber que se está avanzando a un buen ritmo.
Sin embargo, hay otras actividades que sí se pueden finalizar el mismo día. Hacerlo brinda la tranquilidad de un objetivo cumplido y no cargar más obligaciones para los días siguientes.
Después de seguir estos consejos en el trabajo, nadie puede decirte: aprendé a organizarte. Ponelos a prueba y verás que tu productividad subirá considerablemente.
