Son más que mujeres (u hombres) de buena presencia, cordial trato y predisposición para con el jefe y el resto de los empleados de la organización o empresa.
Se trata de trabajadores cuyos valores (confianza, preparación y aptitudes) se ponderan.
También es esencial en este tipo de cargos el manejo de competencias, conocimientos y habilidades sociales que, de acuerdo al tipo de empresa (no es lo mismo una pyme familiar que una gran organización) forman cualidades imprescindibles para asistir y complementar acciones de jefatura.
En un mundo que no para, y cuyos cambios socioculturales y tecnológicos hacen sentir su protagonismo, las secretarias también están sujetas a esos virajes paradigmáticos del mundo del trabajo: tienen que estar cada vez más preparadas para el tipo de exigencias del trabajo en el que deseen desarrollarse.
Según explicó la psicóloga laboral Viviana Imperiale (docente y disertante en diversos claustros académicos): “Antes de hablar del perfil requerido de la secretaria de hoy, hay que diferenciar el tipo de organización de la que se hable ya que no serán lo mismo los requerimientos y exigencias para el puesto que pondere una pequeña empresa familiar a la hora de buscar secretaria, que la que haga una gran organización que necesite una profesional que sepa cumplir con las expectativas de una gerencia”.
Como puntualiza Imperiale las secretarias en general, de puestos o empresas muy chicas, tienen ciertas características diferentes a las de una alta gerencia. Según el tipo de empresas en donde se encuentren, también será el tipo de complejidad de tarea que se les pida.
“En la actualidad, el puesto, más que ir mutando en el tiempo, se ha ido actualizando como cualquier tipo de trabajo”, sostiene la especialista.
- ¿Qué se pide ahora?
- Los trabajos han ganado en mayor complejidad y requieren personas más capacitadas para ellos. Antes alguien que apenas tenía un secundario, o que contaba con ciertas cualidades o habilidades de comunicación (incluso que sabía manejar relaciones públicas), accedía a un puesto de secretaria.
Hoy, sin embargo, hay muchas instituciones profesionalizadas que forman y capacitan en este sentido a personas que desean dedicarse a estos trabajos de secretaria, una labor clave en el seno de las organizaciones.
- ¿Por qué resultan vitales y con un enorme grado de responsabilidad, cuando son cercanas a cargos gerenciales?
- Porque en ese tipo de megaempresas u organizaciones, las secretarias suelen estar al lado de un gerente que maneja mucha información, por lo que tienen que ser capaces de tener casi el mismo manejo de la misma pero, a la vez, ser muy discretas.
Además deben saber manejar la agenda laboral del jefe, estar ultra capacitadas en el manejo de todas las tecnologías y redes sociales, y tener la capacidad de atender no sólo al gerente sino también a múltiples directivos por lo que su imagen personal es sumamente importante (junto obviamente con su preparación).
Pero cuidado, que cuando hablamos de imagen no se trata de belleza física sino de una presencia impecable.
- ¿Cuáles son las competencias más requeridas para este trabajo?
- Primero, que conozcan reglas de ceremonial y protocolo es muy importante, no sólo para saber dirigirse al contexto que las rodea sino manejar cómo hacerlo y con quién; además, tener el pulso para saber el momento adecuado para llevarlo a cabo.
Es decir: tienen que poder ser capaces de hacer diferentes funciones y tener un excelente manejo de la comunicación (oral y escrita). Además, manejar idiomas. Por supuesto todo dependerá del tipo de organización o empresa a la cual se pertenezca.
Como cualidad y valor es importante también que la secretaria/o contribuya a un buen clima laboral, que no vaya detrás de los rumores de pasillo sino más bien que cuente con una discreción y sutileza para el puesto que desempeña.
En cuanto a la información y tareas debe poder llevarlas a cabo de manera adecuada, gestionando objetivos y proyectos, con el consiguiente seguimiento. En este sentido podemos decir que, en muchas cosas, las secretarias son personas clave para la gestión del puesto gerencial.
- Si hablamos de edad, ¿se pondera a las personas más adultas por sobre un veinteañero, por la experiencia y madurez?
- Sí, siempre y cuando se tenga una muy buena y adecuada experiencia para el puesto. La edad sola no es condición ni basta, sino que la misma debe responder a un cúmulo de experiencias en puestos similares y organizaciones en donde la persona ha podido ir creciendo.
Hay que volver a diferenciar, el tipo de secretaria de la que hablemos, ya que no es lo mismo una secretaria de un instituto médico (de no muy alta complejidad) que está sólo en recepción, recibiendo y derivando turnos.
Allí quizá lo que se pondere sea diferente y se tenga en cuenta la cordialidad, la presencia, el buen trato. Entonces quizás si esa secretaria es veinteañera y cumple con esos requisitos, está perfecta para el puesto.
Si en cambio se necesita una persona para una organización de salud de alta complejidad, entonces tendrá que poder manejar una serie de conocimientos, variables e informaciones para lo cual estar a la altura de las circunstancias, algo que es importantísimo.
Diferente es acompañar un puesto clave como el de un gerente, ya que implica tener la mesura y el equilibrio (además de conocimientos y competencias) que dan el conocimiento y los años. Es decir: implica tener el timing que da la experiencia y la madurez para saber cómo manejarse, comunicar o dirigirse hacia un otro, o manejar una situación problemática.
También tener tolerancia a la frustración. A una persona joven quizá la amedrente más esta situación o se apure a la hora del manejo de la misma. Ese timing lo da la experiencia y la edad.
- Por lo general se habla de "ellas" a la hora de aludir a este trabajo. ¿Suelen haber más mujeres que hombres en estos puestos?
- En general, con respecto al género, hay instituciones en las cuales prefieren secretarios hombres (como por ejemplo las escribanías o estudios de abogados), lo cual genera un vínculo diferente entre el jefe y el auxiliar, de importancia clave también.
En Mendoza es bastante difícil verlo por una cuestión de costumbre pues se prefiere una chica, o una mujer bien vista, preparada y con presencia. Eso sí: se piden cada vez secretarias más profesionalizadas.
- ¿Los cursos de secretariado ejecutivo son buenos a la hora de la preparación para el puesto?
- Son una buena opción para personas con formación muy general y básica, y que se oriente para los primeros puestos de secretariado en una organización.
Si hablamos de una empresa más compleja (en tamaño y responsabilidad de las funciones) se requiere de secretarias más preparadas, con más background de experiencias y formaciones especializadas.
Cursos de inglés útiles para el trabajo
¿A cuántos les pasa que creen saber inglés, pero que cuando hay que enviar un mail o conversar con alguien en Londres aparecen las dudas básicas?
Hay varios exámenes que pueden ser útiles. Los más importantes en el sector comercial son: TOEIC, como el TOEFL en inglés comercial; BEC (Business English Certifcate), es un certificado de Cambridge que puede rendirse en tres niveles; EFB (English for Business), ofrece cinco niveles; IELTS, extendido en el sector académico, pero también tiene un General Training.
DPA
