Las reuniones de trabajo a menudo se prolongan infinitamente y el cansancio se abre paso en el equipo, que no ve la hora de ponerle un punto al asunto. A continuación presentamos una lista de los cinco errores más frecuentes.
1) Falta un objetivo claro. Parecería un aspecto obvio, pero no siempre lo es. Muchas reuniones se hacen para cumplir con una formalidad y no tienen una meta clara. Por eso es fundamental enunciar muy claramente el objetivo del encuentro, incluso antes de celebrarlo, y decir qué se espera de cada participante.
2) La agenda está repleta y resulta confusa. Cuando los preparativos se hacen a conciencia, la reunión suele ser más efectiva. Esos preparativos deben derivar en una agenda clara para el momento del encuentro. Una de las primeras cuestiones a informar es: ¿se darán a conocer datos nuevos? ¿Se debatirá algún tema? ¿Se tomará una decisión? Luego es necesario fijar el tiempo que se le dedicará a cada asunto a tratar.
3) No se respetan los tiempos pautados. De nada vale tener un buen cronograma si nadie lo respeta. Hay que atenerse a lo estipulado previamente.
Hay gestos muy sencillos que pueden tener muy buen efecto. Uno de ellos es cerrar la puerta del recinto dos minutos después de iniciada la reunión. Otro tip es que no haya sillas en el salón. De ese modo, ninguno querrá que el encuentro dure demasiado.
4) Los participantes no están debidamente preparados. Una reunión bien lograda involucra a todos los presentes. Para eso es necesario que todos sepan cuáles serán los temas a tratar y qué se espera de ellos.
Una alternativa es el modelo del “study hall”, que consiste en distribuir material media hora antes de iniciar la reunión, para que todos los participantes estén informados. Se mejora la calidad de los debates y conclusiones.
5) El jefe habla, el resto calla. Muchas veces la jerarquización atenta contra él éxito de la reunión. Si los participantes son muy reservados, es bueno recurrir a algunos trucos para involucrarlos más.
No siempre tiene que estar el jefe al frente de una conferencia. Algunos aspectos pueden estar a cargo de otros colaboradores.
Otra opción es formar grupos pequeños y hacer debatir temas o aspectos en ese formato.
Un consejo no menor: si el objetivo es lograr un debate abierto y participativo, siempre debe haber alguien que vele por que las ideas presentadas no sean denostadas.
