El municipio de Guaymallén trabaja en su modernización desde el año 2016. Se comenzó con dos áreas organizativas, cuyos procedimientos son muy amplios y complejos: las direcciones de Obras Privadas y Planificación. El Lic. Germán Montenegro, Director de Sistemas, comenta que los procesos que se lograron automatizar en ese momento fueron dos: la factibilidad de las obras (civiles y comerciales) y los permisos de construcción e inspección.
“En base al enorme procedimiento interno de las mencionadas Direcciones, se decidió comenzar con un sistema de expedientes genérico para todo el municipio, paralelo al sistema automatizado, a partir del 8 de marzo del 2021”, agrega.
El proceso, que dio inicio en octubre del 2020, conllevó la capacitación de 1.096 agentes municipales administrativos, incluyendo las siguientes áreas organizativas:
- Intendencia y todas sus direcciones.
- Secretarías de Hacienda, de Obras y Servicios Públicos y de Gobierno, y sus correspondientes direcciones.
- Honorable Concejo Deliberante y todas sus unidades organizativas.
Proyecto Cero Papel
El proyecto Cero Papel, en una primera instancia, busca beneficiar al medio ambiente, reduciendo el consumo de resmas de papel dentro de la Municipalidad. “Hay que considerar que en la actualidad hay 1.600.000 expedientes en papel dentro de la comuna, por lo que la cantidad utilizada es enorme. Tenemos en resguardo 300.000, y 1.300.000 están circulando o reposan en el Archivo Municipal. Por otro lado, se persigue reducir los tiempos de trabajo, proporcionando respuestas al vecino con una mayor eficiencia”, explica Montenegro.
De este modo, todos los procesos que antes requerían el diseño de un expediente en papel, el traslado y seguimiento del mismo, consumiendo recursos humanos, se han sistematizado y solo se requiere el tiempo para la digitalización de los documentos presentados por los vecinos y/o profesionales.
Actualmente, señala el Director de Sistemas, “estamos encarando el desarrollo de la habilitación para que vecinos y profesionales puedan acceder al sistema de Expediente Electrónico e iniciar, desde sus domicilios particulares, trámites a distancia, pensando en la situación sanitaria actual. Este proceso ya se encontraba en marcha desde el 2016. Pero, evaluando los tiempos, se comenzó en el 2020 con una propuesta genérica del sistema que organizó un plan acotado de capacitaciones veloces, rápidas y certeras, que permitieron una rápida puesta en funcionamiento del mismo”.
Los vecinos y el municipio, beneficiados
Tanto para el vecino como para el municipio, se puede observar como principal beneficio la reducción de los tiempos de respuesta. Particularmente para la institución, significa un ahorro en recursos, tanto humano como monetario.
“Anualmente la Municipalidad consume en promedio unas 10.000 resmas de papel, número que veremos reducido en un alto porcentaje. Entendemos que el proceso va a ser gradual, hasta que tanto vecinos como municipio se adecuen a la nueva modalidad de trabajo. Hay áreas organizativas como Rentas, Desarrollo Social, Licencias de Conducir, Juzgados Viales, etc., que aún necesitan del papel para brindarle sus servicios al vecino”, expresa Germán Montenegro.
En cuanto al nivel de ahorro, Montenegro señala que “Vamos a reducir drásticamente tanto el costo por el uso de resmas como el de recurso humano, ya que antes de este nuevo proceso de digitalización cada Dirección debía disponer, en promedio, de dos agentes para que hagan el armado, seguimiento y trazabilidad de los expedientes. Ahora el personal se está reorganizando y asignando en otras funciones necesarias de la labor diaria. No tengo un número exacto, pero con el transcurso del tiempo se va a ir viendo el efecto generado por la ejecución de este nuevo paradigma de trabajo”.
Trabajo conjunto
Es importante destacar que la implementación del nuevo sistema se realizó en conjunto con la Universidad del Aconcagua y mediante convenios y contratos de coparticipación, se comenzó a trabajar en este nuevo proyecto de Municipio digital. Esto brindó la ventaja de poder compartir y adquirir desarrollos sobre este sistema con todas las entidades que utilizan esta misma plataforma de Open SayGes, como la Administración Tributaria Mendoza (ATM) y la Municipalidad de la Ciudad de Mendoza, entre otras.
“La Dirección de Sistemas inició un plan de capacitaciones agresivo, abarcando todas las áreas y durante casi dos meses. Se realizó de manera virtual, sincrónica, vía Zoom, con el bruto de los agentes municipales; y en forma presencial con directivos y responsables administrativos de cada Dirección, proporcionando a todos y cada uno la información pertinente del funcionamiento para despejar todas las dudas que pudieran existir y permitir de esta manera una rápida puesta a punto del nuevo servicio”, agrega el Lic. Montenegro.
Para finalizar, el Director de Sistemas indica que “La Universidad nos ha proporcionado personal para hacer un acompañamiento en el proceso de capacitaciones, y para poder desarrollar y adaptar y mejorar el sistema, acorde a las necesidades de nuestra Municipalidad”.
