El desafío de sumarse a la tendencia mundial de la despapelización está teniendo eco en la administración pública provincial. Y es el Registro Civil el organismo del Estado mendocino que lidera los cambios que exige la nueva era.
Ahorro de tiempo y de papel, simplificación de los procedimientos, aporte al medio ambiente, entre otras, son las ventajas de digitalizar lo que siempre se abarrotó en enormes depósitos de papel, expuesto al agua, la humedad y los roedores.
Por eso, el hecho de que el Registro Civil de Mendoza haya logrado la digitalización absoluta es una mejora en los estándares de calidad del propio Estado y un aporte a la mejora de la calidad del servicio público, ya que le da mayor transparencia al sistema, permite el seguimiento permanente e implica mayor eficiencia en la gestión pública, que se traduce en menos tiempo para los trámites.
Una de las grandes apuestas del gobernador Alfredo Cornejo fue avanzar en la digitalización. Por eso se creó en la órbita del Ministerio de Gobierno la subsecretaría de Gestión Pública y Modernización del Estado. Además, se inició el proceso de implementación del expediente electrónico y firma digital, la digitalización del Boletín Oficial y de los bonos de sueldo de los empleados públicos.
Enzo Rizzo, director del Registro Civil provincial, repasó en diálogo con Los Andes los avances que se han ido produciendo y que permitieron pasar de una digitalización del 5 al 100% en los cuatro años de gestión en esta repartición.
El último paso logrado fue cargar a la "nube" los Certificados restricciones a la capacidad de las personas. A partir de la sanción del Nuevo Código Civil, los jueces determinan para qué es incapaz determinada persona, a través de una sentencia que es enviada al Registro Civil y adjuntada a la partida de nacimiento. Con este nuevo servicio, los usuarios y escribanos podrán solicitar esto, por ejemplo, cuando deba concretarse la venta de un inmueble, y podrán tenerlo en 24 horas.
"Somos pioneros en el país. Se pueden pedir partidas desde cualquier lugar del mundo. Ahora estamos gestionando la validez internacional ante La Haya", destacó el funcionario del Ministerio de Gobierno.
Y el impacto no es menor, teniendo en cuenta que diariamente se solicitan unas 120 partidas de manera digital.
Además, se calcula que en todas las oficinas del Registro Civil de Mendoza (teniendo en cuenta los CDR y las unidades móviles) se realizaron en estos cuatro años 1,5 millón de trámites.
Rizzo comentó que el trabajo ha sido arduo y sostenido: "Cuando llegamos esto era un caos". Y en los cuatro años se logró la refacción del 95% de las oficinas, se dieron de baja alquileres permitiendo un ahorro en toda la gestión de casi 10 millones de pesos.
Además, se implementó el sistema de concursos, se normalizó la provisión de insumos, se mejoró el call center y se aplicó el sistema de pago vía posnet, entre otros aspectos que tienen que ver con el funcionamiento interno.
Sin embargo, la digitalización por completo de los trámites que se realizan en esta repartición es el valor agregado con el que se benefician todos los ciudadanos.
Así, cualquier mendocino desde cualquier lugar del mundo puede solicitar vía web su acta de nacimiento, de matrimonio, certificado de defunción de un familiar directo e, incluso, el certificado de antecedentes penales (que antes se realizaba en un solo lugar en la provincia). En este último caso, el interesado solo deberá acercarse en la fecha y hora que se le indique a constatar su identidad mediante la huella digital a uno de los 14 centros habilitados en la provincia.
Y se suma ahora el certificado de restricción de la capacidad. A todos estos trámites se le agrega la posibilidad de tener el Documento Nacional de Identidad en 48 horas.
Proceso largo
La digitalización implicó muchos esfuerzos por parte del recurso humano del Registro Civil porque, cabe aclarar, las actas se siguen realizando en papel (por Ley Nacional 26.413), y es la copia la que se realiza en soporte digital.
El trabajo implicó escanerar todas las partidas hasta el año 1940 y elaborar un índice.
Desde ese año hacia atrás ya se completó el 25% del escaneo.
Todo ese material está almacenado en discos de la Dirección de Informática "y cumple con todos los estándares de seguridad", destacó Rizzo.
Además, valoró el "enorme trabajo" del personal de ese área en el desarrollo del software. "No se contrató a ninguna empresa que desarrollara el sistema, todo lo hicieron ellos", resaltó.
Trámite on line
En el apartado "Partidad digitales" de www.servicios.mendoza.gov.ar, el usuario puede solicitar partidas de nacimiento, matrimonio, defunción y unión convivencial, por un costo de 165 pesos, que podrá abonarse con crédito o débito. Puede solicitar su propia partida y/o la de su abuelo, progenitor, cónyuge, hijo, nieto, y hermano.
Las partidas solo son válidas en formato digital, ya que están firmadas digitalmente por un oficial público del Registro Civil, por seis meses. Cabe aclarar que las partidas de papel siguen siendo válidas.
En números
El movimiento que tienen las oficinas del Registro Civil de Mendoza es intenso, aunque varía entre las zonas de mayor densidad poblacional a las de menor (zonas rurales).
En promedio, se anotan unos 30.000 nacimientos por año. Por el contrario, las actas de defunciones son unas 14.000.
Mientras, se mantienen en el orden de 5.600 los matrimonios por año y desde el 2015 hay unas 3.000 uniones convivenciales.
A esto deben sumarse los trámites de DNI y pasaporte, cuya impresión corresponde a la Nación.
