Hacia una “nueva normalidad” en los espacios de trabajo

Trabajar desde casa tiene muchos beneficios -no vamos a entrar en detalles y mucho menos discutirlo- pero la colaboración se dificulta si la comunicación cara a cara está restringida.

La “nueva normalidad” no será tal en un principio. Será nueva, eso es seguro, pero mientras sea “nueva” no será normal y habrá que recordar y recordarnos constantemente de qué se tratan y cuáles son los cambios a los que tendremos que habituarnos.

Está demostrado que el signage (señalización digital) es efectivo para modificar y regular el comportamiento de las personas. Si bien hay ámbitos en donde estos funcionan mejor que en otros, como por ejemplo en control de tránsito, que es un campo que basa su comunicación en este sistema, como regla general es un muy buen recurso para recordar premisas de forma permanente en todos los ámbitos.

El layout

Muchas compañías están considerando des-densificar sus oficinas en el corto plazo. Esto no implica necesariamente demoler las existencias. El layout mobiliario puede mantenerse, pero adaptando su capacidad a los nuevos condicionamientos.

A medida que la gente vuelva a sus lugares de trabajo será indispensable la creación o designación de espacios vacíos, circulación dentro de las oficinas, etc. que les permitan adecuarse cómodamente a la distancia social sugerida.

Estos objetivos pueden lograrse de varias formas en los distintos ámbitos, siempre que indiquemos claramente las nuevas disposiciones de ocupación, ubicación, circulación, etc. Sé que me estoy repitiendo, es que en un principio deberá ser obvio, tal vez algo reiterativo y hasta un poco invasivo, y es porque habitualmente el signage nos refiere a conductas conocidas. No está pensado para enseñarnos nuevas habilidades, pero con una consigna clara y tiempo, puede lograrse.

Un ejemplo de esto es el símbolo de reciclaje: tres flechas verdes. No significan mucho en lugares poco industrializados, tampoco es intuitivo su significado si lo pensamos. Sin embargo, hoy en día lo hemos internalizado y comprendemos su mensaje sin otra cosa más que un ícono.

Mobiliario

Podemos mantener intacta la disposición de los puestos de trabajo, pero dejando espacios vacíos que prioricen el espacio personal, que faciliten el distanciamiento, evitando asignar posiciones enfrentadas. Inclusive podemos agregar barreras físicas como tabiques transparentes entre los puestos.

Se pueden reforzar estas precauciones introduciendo el concepto de “escritorio despejado”, donde todos los elementos que no sean indispensables sean guardados en lockers o cajones, en vez de dejarlos sobre el mismo, y así dejar una superficie fácil de limpiar en profundidad para el equipo de limpieza.

Cambiar el uso de teclados y mouses compartidos por otros inalámbricos y personales, hará sentir a la gente más segura al trabajar, y agilizará el comienzo de las actividades.

Salas

Será común ocupar las salas de reunión con solo la mitad de su capacidad; tal vez el resto de los integrantes pueda sumarse de forma remota si el número de asistentes compromete la distancia física sugerida. También indicar la ruta de entrada y de salida a la misma reduce la probabilidad de cruces entre personas a una distancia menor a la sugerida.

Circulación

Es importante diagramar la circulación dentro de la oficina. Cómo llegar a nuestro escritorio, a la sala de reuniones y al baño, desde cualquier punto de la planta, ayuda a evitar el cruce de personas en espacios reducidos, como pasillos.

Nuevos hábitos

Las señales resultan más efectivas si están ubicadas cerca del lugar donde debe tomarse la acción. Para esto hay que identificar los puntos y situaciones críticas y actuar sobre ellas. Además de los puntos ya mencionados, detectamos otros y seguramente vayan surgiendo más a medida que las oficinas retomen su vida.

• Donde no existan puertas touchless, la indicación será que debemos dejarlas abiertas al salir.
• Sanitizar el espacio ocupado en el comedor al retirarse.
• Despejar el escritorio para facilitar el trabajo del personal de limpieza.

La moral es importante

Muchas de las nuevas indicaciones pueden resultar molestas, no porque lo sean en sí mismas, sino porque implicarán cambios a nuestras costumbres. Probablemente debamos hacer un recorrido más largo para llegar a nuestro escritorio o dar una vuelta más amplia para ir al baño. Para no acentuar estos sentimientos las señales deben ser ambles en su comunicación, inclusive algunos estudios sugieren que el uso de lenguaje coercitivo puede resultar en una inhibición de la acción sugerida.

Reforzar la moral con mensajes positivos y motivadores, que comuniquen las medidas tomadas (mayor frecuencia de limpieza, mayor espacio entre puestos de trabajo, etc.) para lograr un espacio de trabajo más saludable, y aumentar la buena predisposición y mejorar el rendimiento. Con una óptima implementación de las indicaciones podemos ayudar a bajar la tasa de contagio.

Fuente: Arquimaster